INFORMACJA DLA KONTRAHENTÓW FIRMY AG FOODS Spółka z o.o.

 

Zgodnie z wymogami Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000) i Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r., Nr 119), a także z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których te d ane dotyczą, informujemy Państwa w zakresie administrowania i przetwarzania danych osobowych:

 

Kto jest administratorem Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych, jest Prezes Zarządu AG FOODS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Międzyrzeczu Górnym (43-392 Międzyrzecze Górne 407) zwanym dalej AG FOODS albo „Spółka”, będąca partnerem Państwa firmy.

 

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu Państwa danych osobowych?

Prosimy się skontaktować z wyznaczonym przez nas do obsługi Państwa firmy Przedstawicielem lub napisać na adres e-mail: sekretariat.pl@agfoods.eu, tel.: 338158040, ewentualnie na adres pocztowy: AG FOODS Spółka z o.o., 43-392 Międzyrzecze Górne 407.

 

Skąd mamy Państwa dane?

Dane które przetwarzamy otrzymaliśmy od Państwa podczas składania pierwszego zamówienia, a także później, w związku z transakcjami dokonywanymi pomiędzy naszymi firmami. Obejmują one wyłącznie zakres który sami nam udostępniliście, upubliczniliście w Internecie (np. na stronie internetowej) lub zostały pozyskane z dostępnych publicznych rejestrów (np. CEIDG, KRS, REGON, inne).

 

Jaki jest cel przetwarzania Państwa danych osobowych przez AG FOODS?

Przetwarzamy Państwa dane osobowe, ponieważ jest to niezbędne do wykonania świadczeń pomiędzy naszymi firmami, a w szczególności do:

  • realizacji umów zawartych w ramach umowy dostawy towarów i/lub świadczenia usług;
  • obsługi zapytań i spraw, które są do nas skierowane;
  • kontaktowania się z Państwem w celu związanym ze udzielaniem przez nas świadczeń dostawy towaru i pozostałych usług;
  • wsparcia usług związanych z dostarczeniem i ubezpieczeniem zakupionego towaru;
  • prowadzenia działań marketingowych, w tym prowadzenia marketingu bezpośredniego oferowanych przez nas towarów i usług;
  • kontaktowania się z Państwem w celach związanych z dozwolonymi działaniami informacyjnymi i marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności i za zgodą – przez e-mail oraz telefon;
  • zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa płatności;
  • obsługi złożonych reklamacji;
  • organizacji programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych, w których możecie Państwo wziąć udział;
  • prowadzenia windykacji należności; prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych;
  • przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych, a także w celu zapewnienia rozliczalności czyli wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa;
  • zgodnie z pozostałymi przepisami prawa, do celów podatkowych, rachunkowych i innych;
  • sporządzania analiz statystycznych;

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust 1. lit. f) RODO w zakresie uzasadnionych wymogów Spółki płynących z konieczności realizacji prawnie uzasadnionych interesów, a także wymogi wynikające z pozostałych przepisów prawa, jak również wymogi kontraktowe (umowy) warunkujące konieczność dysponowania danymi do prawidłowego wykonania umowy, a także dobrowolnie wyrażona przez Państwa zgoda na przetwarzanie danych.

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych, można wycofać w dowolnym momencie w ten sam sposób w jaki została ona wyrażona. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe dopóki nie zostanie wycofana ta zgoda.

 

Czy muszą nam Państwo podać swoje dane osobowe?

Podanie danych osobowych może być w niektórych przypadkach określone w przepisach prawa (jako obowiązek ustawowy) i możemy ich oczekiwać od Państwa, a ich nieudostępnienie może skutkować konsekwencjami przewidzianymi w tych przepisach. W pozostałych przypadkach podanie danych będzie wymogiem umownym lub warunkiem niezbędnym do spełnienia świadczenia i wówczas ich podanie jest dobrowolne. Jeśli z jakiegoś powodu nie będziemy mogli przetwarzać tych danych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć skutecznie umowy i w konsekwencji nie będziemy mogli wykonywać dla Państwa żadnych świadczeń lub też świadczenie usług może znacząco zostać ograniczone. Aby móc zawrzeć z Państwem jakąkolwiek umowę i wykonać jakiekolwiek świadczenie wymagane jest podanie m.in następujących danych:

Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą:

  • pełną nazwę firmy pod którą jest prowadzona działalność (zgodnie z wpisem do CEIDG);
  • dokładny adres głównego miejsca wykonywania działalności (zgodnie z wpisem do CEIDG);
  • dokładny adres do doręczeń (zgodnie z wpisem do CEIDG);
  • numer NIP, REGON;
  • adres e-mailowy (do korespondencji);
  • adresy dostawy;
  • numer(y) telefonu (do kontaktu);
  • ewentualne dane osób (imiona, nazwiska, nr telefonów, adresy e-mailowe, inne) w Państwa firmie upoważnionych do kontaktu z nami
  • inne dane niezbędne lub pomocne przy realizacji świadczeń;

Dla osób prawnych:

  • dane podmiotu (zgodnie z KRS);
  • adres e-mailowy (do korespondencji);
  • adresy dostawy;
  • numer(y) telefonu (do kontaktu);
  • ewentualne dane osób (imiona, nazwiska, nr telefonów, adresy e-mailowe, inne) w firmie upoważnionych do kontaktu z nami, a także pozostałe dane pomocne w realizacji świadczeń;

 

Jakie są Państwa uprawnienia wobec Spółki w zakresie przetwarzanych danych?

Gwarantujemy spełnienie wszystkich Państwa praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.

Z tych uprawnień można skorzystać, gdy:

  • w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważycie Państwo, że te dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
  • w odniesieniu do żądania usunięcia danych: stwierdzicie Państwo, że dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez AG FOODS, lub gdy cofniecie Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych, albo zgłosicie sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, albo gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważycie Państwo, że dane są nieprawidłowe i wówczas możecie żądać ograniczenia przetwarzania tych danych na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość danych, albo gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będziecie chcieli, aby zostały usunięte, albo Państwa dane nie będą już potrzebne, ale mogą być potrzebne do obrony Państwa roszczeń, względnie wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, to do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy będące po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy prawnej Państwa sprzeciwu;
  • w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przeniesienie Państwa danych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwa firmą.

Możecie Państwo prawo wnieść skargę w związku z niewłaściwym przetwarzaniem przez nas tych danych osobowych do organu nadzorczego (kontrolnego), którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

 

W jakich sytuacjach możecie się Państwo sprzeciwić wobec przetwarzania danych osobowych?

Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, nawet wówczas gdy mimo iż przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, lecz składany przez Was sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, nadrzędną wobec naszego uzasadnionego interesu. Złożenie sprzeciwu nie ma wpływu na przetwarzanie Państwa danych do momentu wniesionego sprzeciwu.

 

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe służą nam jedynie do prawidłowej realizacji transakcji pomiędzy naszymi firmami i obejmują wszystkie możliwe czynności z tym związane, w tym także m.in. przy posiłkowaniu się przy tej realizacji podmiotami wspierającym nas w zakresie np. przewozu (firmy kurierskie, spedytorskie), płatności (banki, instytucje finansowe), księgowości, podatków, windykacji i innych. Dane nie będą przekazywane innym niewspółpracującym z nami w tym zakresie podmiotom, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych do ich przetwarzania na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organy kontrolne).

 

Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?

Przechowujemy Państwa dane osobowe przez cały czas obowiązywania umowy zawartej z Państwem, a także po jej zakończeniu w celu:

  • dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy;
  • wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych;
  • zapobiegania nadużyciom i oszustwom;
  • archiwizacyjnych, w tym także w celu zapewnienia rozliczalności czyli wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa;
  • dla celów informacyjnych;
  • maksymalnie przez okres do 10 lat od dnia zakończenia wykonania umowy.

Jeżeli przechowujemy Państwa dane osobowe dla celów informacyjnych (np. wysyłki ofert, informacji handlowych, innych), czynimy to do momentu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego sposobu przetwarzania. Dane te przechowujemy jedynie w celu przekazywania Państwu informacji dotyczących oferty naszej Spółki.

W przypadku organizacji przez nas programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych, w których możecie Państwo wziąć dobrowolnie udział, zebrane w ten sposób dane będziemy przetwarzać przez czas ich trwania. W celu rozliczalności tj. udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych będziemy przechowywać dane przez okres, w którym AG FOODS zobowiązana jest do zachowania tych danych lub dokumentów je zawierających, dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy kontrolne.

 

Czy przekazujemy Państwa dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Państwa dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

 

Czy dane osobowe będą przetwarzane w sposób automatyczny i profilowane?

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

 

 

Międzyrzecze Górne, dnia 24 maja 2018 r.